Subsidie aanvragen

Een universiteit kan niet zonder actieve studenten, maar om actief te zijn hebben studenten wel vaak geld nodig. De Universiteit Leiden heeft daarom onder andere de commissie SMV in het leven geroepen. De universiteit is namelijk van mening dat studenten met goede plannen ondersteuning verdienen.

Geld krijgt u natuurlijk niet zomaar. De universiteit is welwillend, wanneer u dat ook bent! Lees daarom dit gedeelte van de site goed door en dien een goed doordachte aanvraag in.

1. De commissie

De Commissie SMV is een subsidiecommissie, die de vorming en ontplooiing van studenten bevordert, door het verlenen van financiële steun aan initiatieven en activiteiten van studenten. Deze doelstelling komt voort uit de wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek uit 1992. Deze wet stelt dat alle universiteiten en hogescholen aandacht moeten schenken aan ‘de persoonlijke ontplooiing en bevordering van het maatschappelijk verantwoordelijkheidsbesef’ van haar studenten.

Het subsidiebudget is in beheer bij Studentencentrum Plexus, onderdeel van het expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) van de universiteit. De commissie bestaat uit een ambtelijk voorzitter, medewerker van SOZ, aangevuld met minimaal drie studenten.

De behandeling van subsidieaanvragen vindt plaats met inachtneming van de hieronder gestelde criteria. De commissie kan, indien zij daartoe zwaarwegende gronden aanwezig acht, echter afwijken van deze criteria.

2. Wanneer heeft u recht op subsidie?

SMV kan subsidie verlenen ingeval van inspanningen door studenten, in georganiseerd verband, die vorming of ontplooiing van studenten beogen.

  • Deze inspanningen kunnen zowel gericht zijn op het organiseren van activiteiten als gericht zijn op instandhouding van een georganiseerd verband mits dit verband activiteiten genereert.
  • Indien de hierboven genoemde inspanning een activiteit betreft dient deze door openbare aankondiging opengesteld en qua inhoudelijke opzet toegankelijk te zijn voor alle leden van de universitaire gemeenschap. De activiteit dient dus in principe open te staan voor studenten uit álle studierichtingen.
  • De deelnemers aan de activiteit of de organisatoren dienen in meerderheid te bestaan uit studenten van de Leidse Universiteit.

Mogelijkheden
Inspanningen waarop de subsidieverlening zich kan richten zijn:
  • Inspanningen van dienstverlenende aard: voorlichting, belangenbehartiging en dergelijke;
  • Inspanningen ter bevordering van universitaire democratie;
  • Inspanningen gericht op internationalisering;
  • Inspanningen gericht op de aansluiting student-arbeidsmarkt;
  • Inspanningen ter bevordering van het functioneren van de infrastructuur binnen de Leidse studentenwereld;
  • Inspanningen van algemeen maatschappelijk vormende aard.

Uitzonderingen
  • Activiteiten in het kader van facultaire onderwijsprogramma's zijn niet subsidiabel, deze worden geacht te worden gefinancierd vanuit facultaire gelden;
  • Subsidieaanvragen met een eenzijdig propagandistisch karakter worden afgewezen;
  • Inspanningen zuiver gericht op sportbeoefening zijn uitgesloten van subsidie;
  • Reis- en verblijfskosten van georganiseerde groepsreizen naar het buitenland komen niet in aanmerking voor subsidie.

3. Omschrijving subsidie

De hoogte van de toe te kennen subsidie is afhankelijk van de aard van de inspanning of activiteit en van andere subsidies of inkomsten. De omvang van de subsidie is maximaal vijftig procent van de in het kader van de subsidie aangevraagde begroting, doch niet meer dan vijftig procent van de uiteindelijk totale werkelijk gemaakte kosten. Het maximum van vijftig procent kan per inspanning of activiteit alleen dan worden overschreden indien zwaarwegende inhoudelijke of financiële redenen daartoe aanleiding geven. Oordeel hierover is voorbehouden aan de in hoofdstuk 1 genoemde commissie.
Door het vaststellen van een maximum ligt er een inspanningsverplichting bij de aanvrager om zelf te voorzien in een voldoende financiële basis voor de te organiseren activiteit.

Let wel: subsidies van SMV zijn altijd garantiesubsidies. Dat betekent dat de subsidie achteraf uitbetaald wordt en alleen als aangetoond kan worden dat het aangevraagde bedrag ook daadwerkelijk is uitgegeven. Over het indienen van de declaratie verwijzen wij u naar hoofdstuk 6.

4. De subsidieaanvraag

Tijdspad
Een aanvraag dient ruim voor de periode waarop de aanvraag betrekking heeft gemaild te worden naar beheer@plexus.leidenuniv.nl. Indien de aanvraag betrekking heeft op een activiteit dient deze tenminste 4 weken voor het tijdstip, waarop de activiteit plaatsvindt, bij de commissie te worden ingediend. Bij grote projecten is het verstandig de commissie eerder te informeren.

Inhoud aanvraag
Een aanvraag dient minimaal de volgende gegevens te bevatten:

  • De doelstelling van de activiteit of inspanning. Motiveer helder waarom deze binnen de criteria van SMV, genoemd in hoofdstuk 2, valt;
  • Een gedetailleerde opzet van de te subsidieren inspanning of activiteit. Geef een overzicht van de verschillende programmaonderdelen en een inhoudelijke beschrijving van de activiteit;
  • Geef informatie over de doelgroep en de manier waarop de activiteit onder de aandacht wordt gebracht;
  • Een volledige en gemotiveerde begroting op basis van de uitgewerkte opzet, met daarbij alle financieringsbronnen. Op een begroting moeten zowel inkomsten als uitgaven staan. Vermeld de bijdrage vanuit de organiserende groepering zelf en vermeld of er een bijdrage van de deelnemers aan de activiteit wordt verlangd. Geef ten slotte duidelijk aan hoeveel subsidie wordt gevraagd aan SMV en waar deze voor bestemd is;
  • Een korte omschrijving en doelstelling van de betrokken organisatie(s). Vermeld daarbij adres, telefoonnummer en e-mailadres van een contactpersoon zodat nadere toelichting op korte termijn kan worden verkregen.

5. Antwoord op de subsidieaanvraag

De commissie zoals beschreven in hoofdstuk 1 toetst de aanvraag aan de subsidiecriteria, dat wil zeggen:

  • Zij beoordeelt of de aanvraag in het kader van de subsidiecriteria past.
  • Zij gaat na of de inspanning of activiteit inhoudelijk goed is opgezet.
  • Zij onderzoekt of deze door openbare aankondiging toegankelijk is voor alle studenten.
  • Zij onderzoekt de begroting en stemt hier wel of niet mee in.

Mogelijkheden
Bovenstaande procedure leidt tot één van de volgende stappen:
  1. Goedkeuring van de subsidieaanvraag.
    De commissie maakt schriftelijk bekend dat zij instemt met de voorgenomen inspanning of activiteit en stelt tevens het maximum aan subsidie vast conform hoofdstuk 3. Een toe te kennen subsidie heeft altijd een voorwaardelijk karakter. Uitkering van subsidie vindt uitsluitend plaats op declaratiebasis, dat wil zeggen op basis van een kostenresultaat met inzage in betalingsbewijzen en andere financiële bescheiden. De hoogte van de uit te keren subsidie is uiteindelijk afhankelijk van de werkelijk gemaakte kosten en kan nimmer de toegekende voorwaardelijke subsidie overschrijden. Indien de toekenning een procentueel deel van de begroting betreft, zal de definitieve subsidie ook niet meer zijn dan het procentuele deel van de uiteindelijke reëel gemaakte kosten. Het kostenresultaat dient vergezeld te gaan van een inhoudelijk verslag, waaruit onder andere blijkt in hoeverre de doelstelling is gerealiseerd. De commissie kan - in overeenstemming met de beheerder van het subsidiebudget - de toegekende subsidie wijzigen dan wel intrekken indien de betreffende inspanning niet geheel of geheel niet volgens de aanvraag, op grond waarvan de subsidie werd toegekend, is afgewerkt.

  2. Aanhouding van de subsidieaanvraag.
    Naar de mening van de commissie is de subsidieaanvraag (nog) niet volledig of onduidelijk of is de inspanning of activiteit kwalitatief (nog) onvoldoende. De commissie geeft schriftelijk commentaar en vraagt nadere uitwerking of toelichting. Het is aan te bevelen de verlangde gegevens daarna tijdig te verstrekken. De commissie oordeelt in tweede instantie alsnog over een toekenning of afwijzing.

  3. Afwijzing van de subsidieaanvraag.
    De aanvraag past niet binnen het kader van de subsidiecriteria of is kwalitatief onvoldoende van opzet. De commissie geeft een schriftelijke motivering van de afwijzing.


In beroep
Indien er voldoende tijd is vóór het realiseren van de plannen, kan een tweede poging worden ondernomen met een nieuwe (bijgestelde) subsidieaanvraag. Indien men meent dat de uitspraak van de commissie niet terecht is, kan men binnen 14 dagen na de schriftelijke kennisgeving van het besluit de subsidiecommissie op basis van nieuwe argumenten om heroverweging vragen. Het besluit van de commissie na behandeling van het verzoek tot heroverweging is definitief.

6. Indienen van de declaratie

Tijdspad
De declaratie achteraf dient uiterlijk 3 maanden na de periode waarop de aanvraag betrekking heeft, te worden ingediend. Uitzondering hierop vormen de toegekende subsidies over de maanden oktober, november en december. Hiervoor geldt een tijdstip van indiening van uiterlijk 31 december. Worden de genoemde termijnen overschreden, dan vervalt de aanspraak op subsidie.

Indienen declaratie
Bij de declaratie moet het volgende worden overlegd:

  • een inhoudelijk verslag;
  • een financieel overzicht van inkomsten en uitgaven met verantwoording;
  • betalingsbewijzen (bonnen, kwitanties, e.d.);
  • een giro/bank rekeningnummer;
  • de naam van de contactpersoon met adres, telefoonnummer en e-mailadres.

7. Adresgegevens

Commissie SMV
Postbus 439
2300 AK Leiden
telefoon: 071 527 80 08
e-mail: beheer@plexus.leidenuniv.nl

 
Laatst Gewijzigd: 23-05-2017